1、檔案密集柜要做好防火措施：失火能對檔案文件產生巨大損失，因此，務必要采取防火措施，應增添必要的消防器材，如滅火器等，有條件的公司還可以加裝消防警報裝置。
2、采取必要的防盜措施：安裝必要的防盜裝備，可以采用電子監控裝置，確保檔案文件的安全。
3、檔案密集柜防潮防霉：在悶熱、潮濕的環境下，檔案文件容易發生霉變。因此，密集柜需要置于通風處，若發現檔案已經生霉，可用軟刷、干布等蘸取福爾馬林或75%的酒精擦去霉菌，然后晾干。
4、檔案密集柜要做好防塵工作：灰塵會摩擦和破壞檔案紙張纖維，會使檔案字跡線條模糊不清，要經常打掃檔案室，清潔密集柜，防止灰塵污染檔案。
5、檔案密集柜防光防曬：太陽光中的紫外光輻射對打印紙中的纖維素和木質素都有挺大的破壞作用，使紙頁強度降低，可采取懸掛遮陽窗簾來防止太陽光照射檔案，也應盡量避免燈光長時間直射檔案。
